Qu’est‑ce que Flatchr et comment peut‑il simplifier votre processus de recrutement ?

Flatchr est un logiciel de suivi des candidatures, ou ATS (« Applicant Tracking System »). Il permet de publier une offre, de récupérer les CV, de faire avancer chaque candidat dans des étapes communes, de planifier les entretiens et de conserver un vivier de profils. Son bénéfice n’est pas de recruter automatiquement à votre place : il évite surtout les oublis, les doubles saisies et les CV perdus entre une boîte mail, un tableur et plusieurs sites d’emploi.

Flatchr : un ATS pour organiser le recrutement de bout en bout

Un ATS est le dossier de suivi partagé d’un recrutement. Au lieu que chaque recruteur travaille dans sa messagerie ou avec sa propre liste de CV, l’équipe retrouve les mêmes informations : poste concerné, source de la candidature, CV, commentaires, compte rendu d’entretien, prochaine action et décision finale. Flatchr se positionne sur cet usage, avec des outils de gestion des candidatures, de diffusion d’offres, de sourcing et de relation candidat.

ATS (Applicant Tracking System)

Un ATS est un logiciel qui structure le parcours d’un candidat dans un recrutement. Il associe une candidature à une offre, à des étapes définies, par exemple « à qualifier », « entretien RH », « entretien métier », « offre », « refus », et à l’historique des actions réalisées.

Pour une petite entreprise, l’intérêt apparaît souvent dès que deux personnes interviennent dans le même recrutement ou que plusieurs postes sont ouverts en parallèle. Pour une équipe RH plus structurée, l’ATS sert aussi à harmoniser les pratiques entre sites, métiers ou filiales. Le manager voit les profils qui attendent son avis ; le recruteur sait qui relancer ; la direction peut suivre le volume de candidatures et les canaux réellement utilisés.

Ce que Flatchr peut centraliser dans votre processus de recrutement

L’intérêt d’une plateforme comme Flatchr est de relier des tâches qui sont souvent séparées. Une annonce publiée alimente un poste ouvert ; les candidatures arrivent dans une même fiche ; les échanges et les évaluations restent rattachés au candidat. Certaines fonctions, connecteurs de diffusion et possibilités d’automatisation dépendent toutefois de l’offre souscrite et de vos paramétrages : demandez‑les précisément lors de la démonstration.

La multidiffusion évite les ressaisies, pas le travail éditorial

La multidiffusion consiste à envoyer une même offre vers plusieurs canaux depuis un point unique. C’est pratique pour conserver un intitulé, une localisation et une date de publication cohérents. Mais une bonne annonce ne se résume pas à la pousser partout. Il faut choisir les canaux adaptés au métier, vérifier l’affichage de chaque annonce et traiter rapidement les retours. Une offre imprécise, diffusée sur dix sites, produit surtout davantage de candidatures hors cible.

Le vivier transforme les anciens candidats en ressource exploitable

Un vivier est une base de profils rencontrés pour un poste précédent, reçus par recommandation ou identifiés lors d’une recherche. Avec des mots-clés cohérents, métier, compétences, zone géographique, disponibilité, niveau d’expérience, un recruteur peut retrouver un profil sans repartir de zéro. Cette pratique est pertinente seulement si le dossier est à jour, si les candidats ont été informés de la conservation de leurs données et si les droits d’accès sont bien contrôlés.

Mettre Flatchr en place en 6 étapes sans compliquer le recrutement

Le bon déploiement commence par une offre pilote, idéalement un poste recruté régulièrement et impliquant un recruteur ainsi qu’un manager. N’essayez pas de reproduire immédiatement tous les cas particuliers. Une fois le circuit testé, vous pourrez créer des variantes pour l’alternance, les stages, les cadres ou les recrutements urgents.

Gagner du temps sans dégrader l’expérience candidat

Un ATS simplifie le travail de l’équipe quand il crée un rythme fiable. Le recruteur peut repérer les candidatures non lues, le manager reçoit les profils sur lesquels son avis est requis, et les relances ne reposent plus sur la mémoire d’une seule personne. La valeur se mesure avec des indicateurs simples : délai entre candidature et première réponse, nombre de dossiers en attente d’avis, durée entre deux étapes et taux de candidats sans réponse finale.

La meilleure automatisation est souvent discrète : accusé de réception, rappel d’évaluation à un manager, invitation à choisir un créneau, notification lorsqu’un candidat change d’étape. À l’inverse, automatiser un refus immédiat sur un mot-clé, un trou dans le CV ou l’école fréquentée est risqué et rarement pertinent. Ces critères peuvent produire des exclusions injustifiées ; ils ne remplacent ni la lecture du contexte ni l’évaluation de la capacité à occuper le poste.

Le candidat, lui, juge le processus sur quelques moments très concrets : le formulaire fonctionne‑t‑il sur téléphone ? reçoit‑il un accusé de réception ? sait‑il s’il est convoqué, en attente ou écarté ? peut‑il poser une question ? Un message de refus sobre, envoyé dans un délai raisonnable, protège davantage votre marque employeur qu’un silence prolongé. L’outil facilite cette discipline, mais ne peut pas l’imposer.

RGPD, non-discrimination et conservation des CV : les règles à prévoir

Un CV, une lettre de motivation, des notes d’entretien et une appréciation de manager sont des données personnelles. Utiliser un ATS ne transfère pas cette responsabilité à l’éditeur : l’employeur reste responsable de la manière dont il collecte, utilise et conserve ces données. Avant d’ouvrir votre espace, associez votre direction RH, votre référent RGPD ou votre délégué à la protection des données (DPO) si vous en avez un.

En France, la CNIL indique qu’un dossier de candidature non retenue peut, sous conditions, être conservé jusqu’à deux ans après le dernier contact avec le candidat, notamment pour alimenter un vivier. Le candidat doit en être informé et pouvoir s’y opposer. Cette durée est un repère, pas une raison de garder tous les CV sans tri : une durée plus courte peut être plus adaptée à votre activité. Documentez votre règle, programmez la purge et définissez ce que signifie concrètement « dernier contact ».

• Afficher une information claire sur le traitement des données dès le formulaire de candidature : finalité, responsable, destinataires, durée de conservation et modalités d’exercice des droits.
• Éviter de demander des données sans lien avec l’emploi : situation familiale, origine, santé, religion, opinions ou toute autre information sensible n’ont pas à figurer dans un formulaire standard.
• Vérifier le contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD, les mesures de sécurité, l’hébergement, les accès administrateurs et les éventuels transferts de données hors de l’Espace économique européen.
• Organiser les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition des candidats, avec un interlocuteur et une procédure de réponse.
• Former les managers : un commentaire d’entretien doit rester factuel, professionnel, utile à la décision et non discriminatoire.

Flatchr est‑il adapté à votre organisation ? Les vérifications avant de choisir

Flatchr peut être pertinent si vous recrutez de façon récurrente, si plusieurs personnes participent aux décisions ou si vos candidatures arrivent de plusieurs canaux. Pour un recrutement isolé une ou deux fois par an, un tableur partagé bien tenu et une adresse dédiée peuvent suffire. Le seuil n’est donc pas seulement le nombre de salariés : c’est le coût organisationnel des oublis, des doublons et des délais de réponse.

Ne choisissez pas sur une longue liste de fonctions. Faites une démonstration à partir d’un poste réel et demandez au commercial ou à l’intégrateur de vous montrer le parcours complet : création de l’offre, publication sur vos canaux, arrivée d’une candidature, attribution au manager, planification d’entretien, réponse au candidat, export et suppression d’un dossier. Demandez également quelles fonctions sont incluses dans l’abonnement, lesquelles nécessitent un module, et quels coûts peuvent s’ajouter pour les canaux de diffusion ou l’accompagnement.

Gardez un dernier réflexe avant la signature : faites manipuler l’outil par la personne qui l’utilisera chaque matin, pas uniquement par le décideur. Si elle ne sait pas retrouver une candidature, demander un avis ou envoyer une réponse après dix minutes d’essai, le paramétrage ou le produit ne correspond probablement pas encore à votre besoin.